Algemene informatie
In onze dagelijkse werking (verkoop/aankoop en verhuur/huur van vastgoed, het uitvoeren van schattingen, vastgoedadvies en wanneer wij optreden als syndicus) ontvangen en verwerken wij gegevens die tot natuurlijke personen te herleiden zijn (persoonsgegevens). Wij zijn dan te beschouwen als ‘verwerkingsverantwoordelijke’.
Bij die gegevensverwerking leven wij de toepasselijke wetgeving na.
In deze privacyverklaring willen wij jou inlichten over hoe we precies met je persoonsgegevens omgaan en wat jouw rechten daarbij zijn. Aangezien we onze privacyverklaring steeds kunnen wijzigen, raden we je aan om deze regelmatig te consulteren.
Wij zijn wij en hoe kan je ons bereiken?
Wij zijn B.V. Van Breda Vastgoed, Fatimalaan 76a, 2243 Pulle, KBO 0748.410.230.
Je kan ons bereiken per e-mail (nel@vanbredavastgoed.be), per telefoon (03 866 26 73), via het contactformulier op onze website, en per post.
Hoe verzamelen wij je gegevens?
Jouw gegevens komen in onze bestanden terecht op verschillende manieren: via contacten, interactie, communicatie, wanneer je je gegevens via onze website bezorgt, wanneer je met ons een contract sluit (voor aankoop/verkoop, huur/verhuur, schatting, vastgoedadvies, enz.), wanneer wij optreden als syndicus (lijst mede-eigenaars), enz.
Waar verwerken wij je persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden verwerkt op onze eigen server, op onze computers (bv. software voor vastgoedmakelaars, online banking, office365, enz.), op onze gsm’s (bv. telefoonnummer, e-mails, mobile banking), en in een papieren dossier op onze bedrijfszetel.
Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?
Wij zullen steeds zo goed mogelijk je persoonsgegevens beschermen tegen ongerechtvaardigde toegang, gebruik, vernietiging, … We treffen daarbij redelijke veiligheidsmaatregelen op verschillende vlakken:
- Technische maatregelen: antivirus, virusscan, verschillende wachtwoorden, wachtwoordbeleid, geen lokale opslag van gegevens, geen onbeveiligde back-ups, enz.
- Organisatorische maatregelen: clean desk policy, laptop niet onbemand achterlaten, veilige datavernietiging, alarmbeveiliging, sleutelkluis, enz.
- Indien nodig: het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een belangenafweging;
- Werken met betrouwbare partners: de inspanningen die wij doen, eisen wij eveneens van onze leveranciers.
We wijzen je er wel op dat ook jij best je voorzorgen neemt om je persoonsgegevens te beveiligen (bv. wachtwoorden, antivirus, enz.).
Kunnen wij je persoonsgegevens doorgeven aan derden en/of buiten de Europese Economische Ruimte (EER) (Europese Unie, Noorwegen, Liechtenstein en Ijsland)
Wij kunnen je persoonsgegevens doorgeven aan derden, wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, in het kader van of voor de voorbereiding van een procedure, of indien wij wettelijk daartoe verplicht zijn.
Zo kunnen je persoonsgegevens worden doorgegeven aan: een wederpartij, een makelaar van de wederpartij, een notaris, een mede-eigenaar, een bank, een accountant, een aannemer, een immosite, een incassobureau, een advocaat, een gerechtsdeurwaarder, politie, justitie, de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), en/of aan het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV).
Indien wij bij de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doen op derden, dan sluiten wij met hen een passende verwerkersovereenkomst. Deze verwerkers moeten op hun beurt zorgen voor passende beveiligingsmaatregelen.
Wij zullen je gegevens nooit aan derden overmaken voor publicitaire of marketingdoeleinden, tenzij wij daarvoor op voorhand je toestemming hebben gekregen.
Wij zullen je persoonsgegevens ook niet doorgeven buiten de EER, tenzij wij daartoe door de politie of door justitie verplicht worden.
Welke rechten heb je met betrekking tot je persoonsgegevens?
In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens beschik je over een aantal rechten:
- Inzage/toegang: je kan ons vragen om toegang of inzage te krijgen in je gegevens en de verwerking ervan door ons, en je kan daar kosteloos één kopie van bekomen;
- Wissing/vergetelheid: je hebt het recht om te vragen dat wij je gegevens verwijderen, maar dat recht is niet absoluut. wij zullen er enkel op kunnen ingaan, wanneer de voorwaarden daartoe vervuld zijn;
- Beperking van de verwerking: je hebt het recht om ons te vragen dat wij de verwerking van je gegevens voor bepaalde verwerkingsactiviteiten beperken, maar ook recht is niet absoluut;
- Verbetering/rectificatie: je kan ons steeds vragen om onjuiste persoonsgegevens van jou te verbeteren of om onvolledige gegevens van jou te vervolledigen door een aanvullende verklaring te verstrekken;
- Overdraagbaarheid: je hebt het recht om je persoonsgegevens te verkrijgen en over te dragen aan een andere gegevensverantwoordelijke, maar we zullen hierop enkel kunnen ingaan, indien de voorwaarden daartoe vervuld zijn;
- Bezwaar/verzet: je hebt het recht om je tegen een verwerkingsactiviteit te verzetten (bij aanvang en tijdens de duur van de verwerking) en je te verzetten tegen de verwerking van je gegevens voor direct marketing, profilering of individuele geautomatiseerde besluitvorming;
- Klachtrecht bij GBA: je hebt het recht om een klacht rond de verwerking van je gegevens in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevens: zie hieronder).
Wie kan je contacteren voor vragen of klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens?
Alle contacten en verzoeken met betrekking tot je persoonsgegevens kan je overmaken aan:
Per post B.V. VAN BREDA VASTGOED
t.a.v. Nel Van Breda
Fatimalaan 76a
2243 Pulle
Per e-mail nel@vanbredavastgoed.be
Wij doen vanzelfsprekend ons uiterste best om zorg te dragen voor de bescherming van je gegevens. Mocht hierbij toch iets fout lopen, dan zullen wij je daarvan in de mate van het mogelijke zo snel mogelijk inlichten en in elk geval alle nodige maatregelen treffen om verdere verspreiding van je persoonsgegevens tegen te gaan.
Indien je ondanks al onze inspanningen nog klachten hebt over de wijze waarop we met je persoonsgegevens omgaan, kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Je bent klant?
Tot onze ‘klanten’ rekenen we verkopers, verhuurders, kopers, huurders, mede-eigenaars, enz.
We verwerken van jou identificatiegegevens (bv. naam, geboorteplaats en -datum), contactgegevens (bv. e-mailadres, adres, telefoonnummer, gsm-nummer), financiële gegevens (bv. bankrekeningnummer, nazicht solvabiliteit huurder), en woningkenmerken (voor immo-advertenties). Je gegevens komen ook voor in de eigendomstitel die je ons eventueel bezorgt. De correspondentie waarin je betrokken was, wordt ook door ons bewaard.
We gebruiken geen bijzondere persoonsgegevens, met uitzondering van je rijksregisternummer wanneer we een kopie van je identiteitskaart nemen in het kader van witwaspreventie.
We verwerken je persoonsgegevens voor algemeen klantenbeheer, om je te identificeren/contacteren, om een overeenkomst voor te bereiden en af te sluiten (koop, huur, schatting, advies, tussenkomst als syndicus,…), voor de financiële afhandeling van onze relatie (facturatie, opvolging betaling, boekhouding), voor klantenservice na uitvoering van de overeenkomst, voor het bestrijden van misdrijven (anti-witwasverplichtingen), en voor het beheer van betwistingen.
Wij mogen je persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst: sommige gegevens hebben we nodig om met jou te communiceren voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst (bv. je e-mailadres) of om de gevraagde dienst te kunnen leveren (bv. een schatting uitvoeren);
- Gerechtvaardigd belang: sommige gegevens verwerken we omdat we daar een gerechtvaardigd belang voor/bij hebben, bv. voor het gebruik van je gegevens voor het beheer van betwistingen (een factuur invorderen, een vordering stellen, verweer voeren, enz.).
- Wettelijke verplichting: soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken. Zo hebben wij de verplichting om facturen op te stellen en een boekhouding te voeren, waarin je persoonsgegevens kunnen voorkomen, of om onze klanten te identificeren in het kader van onze anti-witwasverplichtingen.
- Toestemming: soms gebruiken wij je gegevens, omdat je ons daar de toestemming toe gaf, bv. wanneer je online je gegevens achterlaat op het contactformulier, of vraagt om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe vastgoedadvertenties, enz. Je kan je toestemming op elk ogenblik terug intrekken.
Enkel onze bestuurder heeft toegang tot je persoonsgegevens.
Wij bewaren je gegevens tot 11 jaar na de levering van de gevraagde diensten, te weten de uiterste verjaringstermijn voor contractuele vorderingen naar Belgisch recht (10 jaar) met een buffertermijn van 1 jaar voor de effectieve verwijdering van de gegevens.
Je bent een prospect?
We beschouwen je als een ‘prospect’ wanneer je ons je gegevens bezorgt uit interesse in bv. de aankoop of verkoop van vastgoed, zonder dat we een overeenkomst met je sloten. Dat kan het geval zijn wanneer je online het contactformulier invult, wanneer je een bezoek aan een pand aanvraagt, wanneer je vraagt om op de hoogte gehouden te worden over toekomstige vastgoedadvertenties, wanneer je ons kantoor bezoekt zonder voorafgaand contact of zonder afspraak, enz. Daarnaast verstaan we onder ‘prospecten’ ook de gegevens van aangeboden vastgoed, dat we niet in portefeuille hebben.
In het eerste geval verwerken we identificatiegegevens en contactgegevens (bv. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, gsm-nummer) alsook de correspondentie waarin je betrokken was, met de bedoeling om met jou contact te kunnen opnemen om te kunnen ingaan op je concrete vraag. We mogen je gegevens dan verwerken, omdat je ons daar de toestemming voor gaf.
Voor vastgoedprospecten verwerken we enkel de vraagprijs, het adres, en de woningkenmerken, met de bedoeling om een globaal overzicht van het vastgoedaanbod en van de lokale vastgoedmarkt te krijgen. We beschikken over een gerechtvaardigd belang dat erin bestaat dat we ons een goed beeld moeten kunnen vormen van de vastgoedmarkt, opdat we ons beroep als vastgoedmakelaar optimaal zouden kunnen uitoefenen.
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. We geven je gegevens niet door aan andere verwerkers, noch buiten de EER. Je gegevens zijn enkel beschikbaar voor onze bestuurder.
We bewaren je gegevens 1 jaar vanaf het ogenblik dat jij ons gecontacteerd hebt of 1 jaar nadat wij de vastgoedprospectiegegevens hebben ingegeven.
Je bezoekt ons kantoor?
Wanneer je je zonder voorafgaand contact aanbiedt op ons kantoor (bv. naar aanleiding van een vastgoedadvertentie die je zag uithangen), verzamelen wij enkele persoonsgegevens, afhankelijk van de reden van je bezoek.
Het gaat daarbij voornamelijk om identificatie- en contactgegevens (bv. naam, adres, telefoonnummer, gsmnummer, mailadres) en ev. woningkenmerken. De correspondentie waarin je betrokken was, wordt ook door ons bewaard. Er zijn geen bijzondere persoonsgegevens bij.
We schrijven die gegevens in een papieren aanmeldingsregister en eventueel (afhankelijk van de reden van je bezoek) in ons softwareprogramma.
We doen dat om jou opnieuw te kunnen contacteren naar aanleiding van (de reden van) je bezoek. De gegevens zijn enkel beschikbaar voor onze bestuurder en zullen 1 maand bewaard worden, tenzij je ondertussen als prospect of klant beschouwd kan worden.
Je bent een leverancier?
We verwerken van jou identificatiegegevens (bv. naam, ondernemingsnummer indien ondernemer-natuurlijke persoon), contactgegevens (bv. adres, e-mailadres, telefoonnummer, gsmnummer) en financiële gegevens (bankrekeningnummer indien ondernemer-natuurlijke persoon). De correspondentie waarin je betrokken was, wordt ook door ons bewaard.
We gebruiken geen bijzondere persoonsgegevens.
We verwerken je persoonsgegevens voor algemeen leveranciersbeheer, om je te identificeren/contacteren, om een overeenkomst voor te bereiden en af te sluiten (onderhandelingen, offerte,…), voor het opvolgen van onze bestelling, en voor de financiële afhandeling van onze bestelling (facturatie, opvolging betaling, boekhouding).
Wij mogen je persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst: sommige gegevens hebben we nodig om met jou te communiceren voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst (bv. je e-mailadres) of om de levering van de gevraagde dienst op te volgen;
- Wettelijke verplichting: soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te verwerken. Zo zijn wij verplicht een boekhouding te voeren waarin je facturen bewaard worden, of om bepaalde gegevens te verwerken in het kader van onze anti-witwasverplichtingen.
Enkel onze bestuurder heeft toegang tot je persoonsgegevens.
Wij bewaren je gegevens tot 11 jaar na de levering van de gevraagde diensten, te weten de uiterste verjaringstermijn voor contractuele vorderingen naar Belgisch recht (10 jaar) met een buffertermijn van 1 jaar voor de effectieve verwijdering van de gegevens.
Je bezoekt onze website?
Onze website maakt gebruik van cookies. We verwijzen je voor meer informatie daarover specifiek naar onze cookiebanner, cookiepolicy en ons cookie preference center (link).
Om onze website te bezoeken, moet je geen persoonsgegevens meedelen. Wanneer je evenwel ons contactformulier invult, een bezoek aan een pand aanvraagt, of vraagt om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe panden, ontvangen wij wel persoonsgegevens, met name identificatie- en contactgegevens (bv. naam, e-mailadres, telefoonnummer).
Vooraleer je die gegevens online naar ons kan doorsturen, moet je ons voor de verwerking ervan toestemming geven (zie aanvinkvakje). Die toestemming vormt dan de rechtsgrond op basis waarvan we je gegevens mogen verwerken.
Die gegevens zullen we uiteraard enkel verwerken voor het doel waarvoor je ze aan ons overmaakte (met name om contact met je op te nemen, om een bezoek aan een pand met je in te plannen, om je op de hoogte te houden van nieuwe panden).
Wanneer wij je gegevens ontvangen, zullen wij je als een ‘prospect’ beschouwen (zie hierboven: “Je bent een prospect?”). Indien uit dat contact een contract ontstaat, zullen we je als klant beschouwen (zie hierboven: “Je bent klant”?)
